สะดวกเมื่อจัดเรียงข้อความลงในโฟลเดอร์ รับการแจ้งเตือนที่เหมาะสม จดหมายจากผู้รับบางรายถูกทำเครื่องหมายตามกฎที่ระบุ และอื่นๆ อีกมากมาย กฎที่คล้ายกันสำหรับข้อความและไม่เพียงแต่สามารถสร้างขึ้นใน Outlook ตาม "แม่แบบกฎ"
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ส่วนใหญ่มักจะใช้ MS Outlook แม้ว่าจะมีฟังก์ชั่นสำนักงานอื่น ๆ แต่ก็ใช้สำหรับการติดต่อทางอีเมล ดังนั้นการตั้งค่าส่วนใหญ่จึงทำผ่านอีเมล เป็นข้อความที่มีการตั้งค่ากฎบ่อยที่สุด
ขั้นตอนที่ 2
เปิด MS Outlook ในหน้าข้อความอีเมลขาเข้า เข้าสู่เมนูหลัก โดยเลือกรายการ "บริการ" เลือกรายการย่อย "ตัวช่วยสร้างกฎ" ในนั้น คลิกและปฏิบัติตามคำแนะนำจากระบบ หน้าต่างจะเปิดขึ้น ซึ่งรายการแรกจะเป็นรายการบริการที่คุณสามารถสร้างกฎได้ ในนั้นให้เลือกบัญชีของคุณ
ขั้นตอนที่ 3
อาจมีซอฟต์แวร์ป้องกันไวรัส ไฟร์วอลล์ ฯลฯ ซึ่งจะปรากฏในหน้าต่างด้านล่าง และจะมีช่องทำเครื่องหมายให้เลือก ซึ่งหนึ่งในนั้นที่คุณต้องตรวจสอบด้วยช่องทำเครื่องหมาย มิฉะนั้น กฎจะนำไปใช้กับบริการที่มีอยู่ทั้งหมด
ขั้นตอนที่ 4
ทางด้านขวาของหน้าต่างนี้จะมีปุ่มหลายปุ่ม ซึ่งคุณจะต้อง "สร้าง" เท่านั้น หากคุณไม่ได้นำเข้าสมุดที่อยู่พร้อมกับกฎและไม่ต้องการเปลี่ยนปุ่มที่มีอยู่ คลิกปุ่มนี้ คุณจะเห็นหน้าต่างต่อไปนี้พร้อมช่องทำเครื่องหมายสองช่อง หนึ่งเมนูและช่องคำอธิบายกฎ ซึ่งมีการตั้งค่าพารามิเตอร์ของการดำเนินการที่จะดำเนินการกับอีเมลให้สอดคล้องกับความต้องการของคุณ
ขั้นตอนที่ 5
ในช่องทำเครื่องหมายแรก ให้เลือกช่อง "สร้างกฎตามเทมเพลต" หลังจากนั้นรายการเทมเพลตกฎที่พร้อมใช้งานจะปรากฏในช่องถัดไป คุณสามารถตั้งกฎเกณฑ์ได้มากมายใน MS Outlook และทุกครั้งที่คุณต้องอ่าน "ความช่วยเหลือ" หรือคิดออกโดยการลองผิดลองถูก แต่มีสิ่งสำคัญอย่างหนึ่งที่คุณสามารถฝึกฝนได้ นั่นคือ "การย้ายข้อความใหม่จากใครบางคน" มีวัตถุประสงค์หลักสำหรับการจัดเรียงจดหมายลงในโฟลเดอร์ เมื่อคุณเชี่ยวชาญทักษะในการสร้างกฎประเภทนี้แล้ว การตั้งกฎประเภทอื่นจะไม่ใช่เรื่องยากสำหรับคุณ
ขั้นตอนที่ 6
ในฟิลด์การเลือกเทมเพลต ให้ทำเครื่องหมายบรรทัดที่เกี่ยวข้องด้วยเมาส์ วิธีแก้ปัญหาเพิ่มเติมที่ง่ายที่สุดคือการคลิกที่ลิงก์ "ผู้ส่งหรือรายชื่อผู้รับจดหมาย" ในหน้าต่างด้านล่าง ในกรณีนี้ หน้าต่างที่มีรายชื่อผู้ติดต่อของคุณจะปรากฏขึ้นตรงหน้าคุณทันที หากผู้ติดต่ออยู่ในสมุดที่อยู่ของคุณ ให้เลือกด้วยเมาส์ คลิกที่ปุ่มที่มีลูกศรอยู่ระหว่างหน้าต่าง ทางด้านซ้ายจะเป็นผู้ติดต่อทั้งหมด ทางด้านขวา - เฉพาะผู้ติดต่อที่เลือก สำหรับผู้ติดต่อแต่ละราย ขั้นตอนนี้ต้องทำซ้ำแยกกัน
ขั้นตอนที่ 7
หากผู้ส่งที่คุณกำลังมองหาไม่อยู่ในสมุดที่อยู่ คุณสามารถพิมพ์ที่อยู่อีเมลของเขาลงในช่องว่างด้านบนรายชื่อผู้ติดต่อที่มีอยู่ อย่าลืมบันทึกที่อยู่และชื่อ ตลอดจนสิ่งที่คุณเห็นว่าเหมาะสมที่จะเขียนสำหรับผู้ติดต่อรายนี้ ข้อมูลที่บันทึกไว้จะปรากฏในสมุดที่อยู่ของคุณภายใต้ชื่อที่คุณระบุเป็นคำขอ ตอนนี้ให้กดปุ่ม OK อีกครั้ง จากนั้นคลิก "ถัดไป" และดำเนินการตั้งค่าเงื่อนไขสำหรับการเลือกโฟลเดอร์ปลายทางสำหรับการติดต่อที่มาจากที่อยู่ที่คุณระบุ
ขั้นตอนที่ 8
ในทำนองเดียวกัน ให้คลิกที่ลิงก์ "ชื่อ" เพื่อเลือกโฟลเดอร์ปลายทาง หากคุณยังไม่ได้สร้างโฟลเดอร์สำหรับการติดต่อประเภทนี้ คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์ได้ในหน้าต่างถัดไปของโปรแกรม ที่นี่คุณจะถูกขอให้เลือกโฟลเดอร์ปลายทางจากรายการที่มีอยู่หรือสร้างใหม่ คลิก "สร้าง" ป้อนชื่อแพ็ค หากยังไม่มีให้ จากนั้นคลิกตกลง เมื่อคลิกปุ่ม "ถัดไป" คุณสามารถเพิ่มกฎเพิ่มเติมสำหรับกฎที่สร้างขึ้นแล้ว - ให้คำชี้แจงซึ่งในกรณีนี้ควรใช้กฎนี้
ขั้นตอนที่ 9
หากต้องการสร้างกฎใหม่ให้เสร็จสมบูรณ์ ให้คลิกเสร็จสิ้นกฎใหม่จะถูกเพิ่มลงในรายการหลักของกฎ MS Outlook ซึ่งคุณสามารถแก้ไขได้ ฝึกตัวอย่างง่ายๆ นี้ก่อนโดยเลือกช่องทำเครื่องหมายต่างๆ ในเมนูใต้ลิงก์ "ผู้ส่งหรือรายชื่ออีเมล" และดูผลลัพธ์ จากนั้นสามารถทำได้เช่นเดียวกันสำหรับฟิลด์ "ชื่อ" ทดลองกับการตั้งค่าด้วยตัวเอง อย่ากลัวที่จะทำสิ่งผิดปกติ: กฎสามารถเปลี่ยนแปลงหรือลบออกได้ทั้งหมด
