ผู้คนคุ้นเคยกับการส่งอีเมลอย่างรวดเร็ว ในช่วงเย็น คุณสามารถแลกเปลี่ยนข้อความได้หลายสิบข้อความขึ้นไป และการติดต่อกับเพื่อนและญาติมักจะคล้ายกับบทสนทนาด้วยวาจา อย่างไรก็ตาม เมื่อเขียนจดหมายธุรกิจ คุณต้องปฏิบัติตามกฎของมารยาท และกฎเกณฑ์เหล่านี้ก็เหมือนกันสำหรับอีเมลและจดหมายทั่วไป
มันจำเป็น
- - คอมพิวเตอร์ที่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
- - สมุดโทรศัพท์.
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ระบุวัตถุประสงค์ของข้อความของคุณ ไม่จำเป็นต้องจดบันทึกไว้ แต่คุณต้องเข้าใจให้ชัดเจนว่าคุณต้องการบรรลุสัญญาใหม่ รับลูกค้าใหม่ จ้างพนักงานใหม่ เรียกร้องสิทธิ์ หรือเพียงแค่แสดงความยินดีกับคู่ค้าในวันหยุด
ขั้นตอนที่ 2
คิดว่าใครควรได้รับจดหมายของคุณ รูปร่างของมันขึ้นอยู่กับสิ่งนี้เป็นส่วนใหญ่ บางทีคุณไม่จำเป็นต้องเขียนอะไรเลย แต่เพียงโทรคุยทางโทรศัพท์ พูดคุยถึงสถานการณ์ที่ฟอรัมพิเศษ หรือแก้ไขปัญหาด้วยตนเองก็เพียงพอแล้ว
ขั้นตอนที่ 3
เลือกประเภทของตัวอักษร สำหรับผู้บริโภค นี่อาจเป็นข้อเสนอของผลิตภัณฑ์หรือบริการ ข้อมูลอื่นๆ ที่มีลักษณะการโฆษณา คุณสามารถทำแบบสำรวจ ธนาคารมักจะเตือนลูกค้าเกี่ยวกับหนี้สินหรือเงื่อนไขการให้กู้ยืมใหม่ คุณสามารถส่งข้อมูลเกี่ยวกับตำแหน่งงานว่างและหนังสือแจ้งการจ้างงานไปยังบุคคลที่คุณต้องการพบในทีมของคุณได้ พนักงานของบริษัทต้องได้รับข้อความบางส่วนเป็นลายลักษณ์อักษร เหล่านี้เป็นข้อมูลทางวินัยและคำเตือนการลดลง พันธมิตรมักจะได้รับข้อเสนอใหม่ ข้อร้องเรียน และคำขอโทษ
ขั้นตอนที่ 4
จดหมายธุรกิจต้องมีรายละเอียดบางอย่างดังนั้นจึงควรพัฒนาแบบฟอร์มทันที แบบฟอร์มที่กรอกแล้วสามารถส่งทางอีเมลเป็นไฟล์แนบหรือพิมพ์และส่งทางไปรษณีย์ปกติโดยไปรษณีย์ธรรมดา ที่ด้านบนควรเป็นชื่อบริษัทของคุณ หรือโลโก้ที่ดียิ่งขึ้นไปอีก ด้านล่างเล็กน้อยคือวันที่และหมายเลข และหากจำเป็น ลิงก์ไปยังแหล่งข้อมูลเครือข่าย (เช่น หากเงื่อนไขของสัญญาหรือเอกสารประกวดราคาถูกโพสต์บนเว็บไซต์ทางการ) ดีกว่าที่จะเก็บคอลัมน์สำหรับเรื่องของจดหมาย ทำให้เป็นตัวหนา วิธีนี้จะช่วยให้ผู้รับของคุณสามารถนำทางไปยังเอกสารที่ส่งถึงเขาเพื่อเซ็นชื่อทุกวันได้อย่างรวดเร็ว
ขั้นตอนที่ 5
ระบุนามสกุล ชื่อ นามสกุล และตำแหน่งของบุคคลที่ตั้งใจส่งจดหมาย หลายบริษัทมีเว็บไซต์ของตัวเองหรืออย่างน้อยก็มีโฮมเพจบนอินเทอร์เน็ต น่าจะมีผู้ติดต่ออยู่ที่นั่น คุณสามารถโทรหาเลขานุการและค้นหาว่าพนักงานคนใดมีส่วนร่วมในประเด็นใดประเด็นหนึ่งโดยเฉพาะ บริษัทอาจมีคนชื่อเดียวกันและแม้กระทั่งพนักงานที่มีนามสกุลและชื่อย่อเหมือนกัน
ขั้นตอนที่ 6
เริ่มต้นจดหมายของคุณด้วยที่อยู่ส่วนบุคคลตามชื่อและนามสกุล เป็นการเหมาะสมที่จะเติมคำว่า "เคารพ" เข้าไป แม้ว่าคุณจะกำลังเขียนจดหมายลงโทษทางวินัยก็ตาม ในส่วนเกริ่นนำ ให้เตือนผู้รับเรื่องถึงการติดต่อครั้งก่อนแม้ว่าจะผ่านไปนานแล้วก็ตาม เป็นไปได้ว่าพนักงานคนนี้กำลังเผชิญกับปัญหามากมาย จำเป็นต้องให้โอกาสเขาในการปรับทิศทางตัวเอง และในขณะเดียวกันก็แสดงให้เห็นว่าคุณให้ความสำคัญกับเวลาของเขา นี่อาจเป็นลิงก์ไปยังสัญญาที่ลงนามในวันที่กำหนด หรือข้อความที่เรซูเม่ที่โพสต์บนเว็บไซต์ได้รับการตรวจสอบโดยผู้บริหารแล้ว หากคุณกำลังเขียนคำตอบ โปรดระบุว่าผู้ตอบของคุณดำเนินการใดเป็นตัวกระตุ้น