อินเทอร์เน็ตกำลังแพร่กระจายมากขึ้นเรื่อย ๆ ในทุกพื้นที่รวมถึงในโฟลว์ของเอกสาร การส่งเอกสารทางอีเมลมักจะง่ายและเร็วกว่าวิธีอื่นๆ วิธีการส่งรายงานทางอีเมลอย่างถูกต้อง?
จำเป็น
- - สแกนเนอร์;
- - คอมพิวเตอร์;
- - การเข้าถึงอินเทอร์เน็ต
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ตรวจสอบกับผู้รับว่าสามารถรับเอกสารที่จำเป็นทางอีเมลได้หรือไม่ แต่ละองค์กรมีข้อบังคับและกฎเกณฑ์สำหรับกรณีนี้ ตัวอย่างเช่น หน่วยงานของรัฐ เช่น กองทุนบำเหน็จบำนาญของสหพันธรัฐรัสเซียและ Federal Tax Service กำหนดให้รายงานจากองค์กรต่างๆ ต้องแนบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มาด้วย ในการดำเนินการนี้ คุณจะต้องดาวน์โหลดโปรแกรมพิเศษลงในคอมพิวเตอร์ของบริษัท และใช้เพื่อลงทะเบียนรหัสดิจิทัลเฉพาะที่จะทำหน้าที่เป็นลายเซ็นของผู้รับผิดชอบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
ขั้นตอนที่ 2
หากคุณต้องการส่งรายงานที่ร่างไว้ก่อนหน้านี้ในรูปแบบกระดาษ ให้สแกนมัน หากการดำเนินการนี้ไม่สร้างผู้รับ คุณจะต้องสร้างเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบข้อความหรือตาราง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับข้อมูลที่คุณต้องการรวมไว้ในรายงาน
ขั้นตอนที่ 3
แนบรายงานไปกับเนื้อความของจดหมาย โปรดทราบว่าเนื่องจากความเสี่ยงของการโจมตีของไวรัส หลายคนจะไม่เปิดไฟล์ที่ส่งถึงพวกเขาทางไปรษณีย์ ดังนั้น คุณต้องอธิบายสาระสำคัญของการส่งของคุณในเนื้อหาของจดหมายเพื่อให้ผู้รับแน่ใจว่าเป็นคุณจริงๆ และไม่ใช่แฮ็กเกอร์ของระบบคอมพิวเตอร์
ขั้นตอนที่ 4
ระบบการรายงานบางระบบ เช่น Google Analytics มีระบบส่งข้อความของตนเอง หลังจากที่คุณทำงานกับรายงานเสร็จแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม "อีเมล" ที่ด้านบนของหน้าจอ จากนั้นเลือกหมวด "ส่ง" จากเมนูที่ปรากฏขึ้น กำหนดรูปแบบของไฟล์ที่คุณต้องการส่ง จากนั้นใส่ที่อยู่ของผู้รับ หัวเรื่อง และข้อความประกอบในรายงาน จากนั้นคลิกที่ปุ่ม "ส่ง" อีกครั้ง