คนทันสมัยถูกบังคับให้มีอีเมล หากปราศจากมัน เป็นไปไม่ได้ที่จะลงทะเบียนในโครงการอินเทอร์เน็ตต่างๆ สร้างบัญชีบนเครือข่ายสังคมออนไลน์ และดำเนินชีวิตทางธุรกิจที่เต็มเปี่ยม ที่ใดมีกระแสข้อมูลจำนวนมาก ต้องมีกฎเกณฑ์ในการรักษาความสงบเรียบร้อย
คุณเคยพยายามนับจำนวนอีเมลที่ส่งถึงกล่องจดหมายของคุณทุกวันหรือไม่? บางครั้งจำนวนของพวกเขามีมากกว่าหนึ่งร้อยและนี่ไม่ใช่ขีด จำกัด ค่อนข้างชัดเจนว่าทำไมจึงเป็นเรื่องยากที่จะหาตัวอักษรที่สำคัญจริงๆ ในกระแสข้อมูลดังกล่าว คุณจะจัดระเบียบสิ่งต่าง ๆ ในอีเมลของคุณและหลีกเลี่ยงความโกลาหลซ้ำซากในอนาคตได้อย่างไร?
ต้นตอของปัญหา
อีเมลเป็นช่องทางการสื่อสารแบบคลาสสิกซึ่งข้อมูลยังคงได้รับการแลกเปลี่ยนในสภาพแวดล้อมแบบมืออาชีพ เราได้รับการแจ้งเตือน เอกสารโครงการ ใบแจ้งหนี้สำหรับการชำระเงิน ผู้ติดต่อของคู่ค้าทางธุรกิจในอนาคต ฯลฯ ทางอีเมลของเรา ความโกลาหลในอีเมลสร้างความยุ่งเหยิงในหัว: คุณไม่สามารถรวบรวมความคิดของคุณจำข้อมูลสำคัญได้มันง่ายที่จะลืมบางสิ่งบางอย่างมันยากที่จะหาบางสิ่งบางอย่าง …
จึงทำให้ไม่มีเวลาและหงุดหงิดง่าย เหตุใดจึงไม่จัดระเบียบอีเมลของคุณเพียงครั้งเดียวแล้วจึงเก็บไว้ตลอดเวลา! เชื่อฉันเถอะ ฉันยินดีเป็นอย่างยิ่งที่ได้ทำงานกับจดหมายดังกล่าว!
จัดของให้เรียบร้อย
สร้างนิสัยในการจัดเรียงจดหมายโต้ตอบที่ส่งเข้ามาเป็นหมวดหมู่: งาน ส่วนตัว ความบันเทิง สิ่งที่น่าสนใจ ฯลฯ คุณยังสามารถเริ่มจัดเรียงตัวอักษรตามนามสกุลได้หากต้องการ อย่าลืมใช้ป้ายกำกับมาตรฐานของบริการของคุณ: ทำเครื่องหมายตัวอักษรว่าสำคัญ ใส่เครื่องหมายดอกจันและสัญลักษณ์อื่นๆ อย่าทิ้งอีเมลที่ไม่จำเป็นไว้ในไดเร็กทอรีทั่วไป - ทำเครื่องหมายว่าเป็น "สแปม" ทันที นอกจากนี้ยังไม่เจ็บที่จะยกเลิกการสมัครรับจดหมายที่ไม่จำเป็น
เรียนรู้การทำงานกับกลุ่มตัวอักษร เพียงเน้นตัวอักษรที่ได้รับที่มีลักษณะคล้ายกันจำนวนหนึ่งแล้วส่งไปยังไดเร็กทอรีแยกต่างหาก ลบหรือทำเครื่องหมาย วิธีนี้ช่วยแก้ปัญหาความสับสนในอีเมลขาเข้าจำนวนมากได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เมื่อคุณได้รับอีเมลสำคัญ แต่คุณจะไม่สามารถตอบกลับได้ทันที ให้ทำเครื่องหมายด้วยป้ายกำกับมาตรฐานที่สมบูรณ์ที่สุด: ครั้งต่อไปที่คุณเริ่มส่งอีเมล คุณจะสังเกตเห็นพวกเขาก่อนและตอบอีเมลเหล่านั้น ถ้าคุณไม่ทำทันที จดหมายสำคัญจะหายไปในหมู่คนอื่น ๆ และคุณจะทำให้เขาผิดหวังหรือไม่มีเวลาทำสิ่งที่สำคัญ
มีจดหมายที่ไม่สมเหตุสมผลที่จะเก็บไว้เลย หากคุณรู้ว่าจดหมายที่ได้รับนั้นเป็นจดหมายขยะอย่างชัดเจน ให้ลบทิ้งทันทีโดยไม่ต้องเปิดอ่าน มิฉะนั้น คุณจะสะดุดกับมันทุกครั้ง และเสียเวลาอ่านชื่อซ้ำ ในจดหมายฉบับหนึ่ง คุณจะใช้เวลาสองสามวินาที แต่เมื่อมีจำนวนมาก การเสียเวลากลับกลายเป็นสิ่งที่จับต้องได้