อีเมลถึงผู้รับในเวลาไม่กี่นาที นั่นคือเหตุผลที่สะดวกในการใช้สำหรับการติดต่อส่วนตัวและทางธุรกิจ ถ้าคุณต้องการส่งเอกสารข้อความให้ผู้อื่น คุณสามารถแนบไปกับจดหมายเป็นไฟล์แนบ หรือคัดลอกข้อความทั้งหมดของเอกสารไปยังคลิปบอร์ดแล้ววางลงในแบบฟอร์มสำหรับส่งจดหมาย
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
โปรดทราบว่าซอฟต์แวร์ที่ติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ของผู้รับอาจแตกต่างไปจากของคุณ แม้แต่โปรแกรมเดียวกัน เช่น Microsoft Word ก็มีหลายเวอร์ชัน หากผู้รับจดหมายของคุณมีโปรแกรมเวอร์ชันที่ล้าสมัยหรือในทางกลับกัน ใหม่กว่าของคุณมาก เอกสารข้อความที่คุณสร้างขึ้นจะไม่เปิดให้ผู้รับหรือเปิดอย่างไม่ถูกต้อง เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ให้ระบุล่วงหน้าว่าควรส่งเอกสารในรูปแบบใด
ขั้นตอนที่ 2
ใช้โปรแกรมแปลงไฟล์หากจำเป็นซึ่งจะช่วยคุณแปลเอกสารให้อยู่ในรูปแบบที่ถูกต้องตามที่ผู้รับต้องการ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้โปรแกรม PDF24 Editor ฟรี ซึ่งสามารถดาวน์โหลดได้จากที่นี่: https://en.pdf24.org/ เพื่อแปลงข้อความเป็นรูปแบบ PDF ซึ่งมักใช้เมื่อส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หากคุณไม่ต้องการหรือไม่สามารถติดตั้งโปรแกรมใหม่บนคอมพิวเตอร์ของคุณ ให้ใช้บริการออนไลน์ฟรี ตัวอย่างเช่น
ขั้นตอนที่ 3
เปิดกล่องจดหมายของคุณโดยตรงบนเว็บไซต์ของบริการอีเมลหรือเรียกใช้โปรแกรมไคลเอนต์ที่คุณมักจะใช้ ไปที่เมนู "เขียนจดหมาย" ป้อนที่อยู่อีเมลของผู้รับ กำหนดหัวเรื่องของจดหมาย - เหมาะสมที่สุดที่จะใช้ชื่อของข้อความที่ส่ง
ขั้นตอนที่ 4
คลิกที่ปุ่ม "แนบไฟล์" และเลือกเอกสารข้อความที่คุณต้องการส่งในคอมพิวเตอร์ของคุณ รอให้ไฟล์ดาวน์โหลด เพิ่มเอกสารเพิ่มเติมหากจำเป็น คุณสามารถจดคำอธิบายเล็กๆ น้อยๆ ลงในเนื้อหาของจดหมายได้ ตัวอย่างเช่น: "เพื่อตอบสนองต่อคำขอของคุณ ฉันกำลังส่งรายการราคาปัจจุบันสำหรับบริการของบริษัทของเราในรูปแบบ PDF"
ขั้นตอนที่ 5
หากข้อความมีขนาดเล็ก คุณสามารถวางลงในแบบฟอร์มเพื่อส่งอีเมลได้ ในการดำเนินการนี้ ให้เปิดเอกสารในตัวแก้ไขแล้วเลือกตัวเลือก "เลือกทั้งหมด" ในโปรแกรมแก้ไขส่วนใหญ่ สามารถทำได้โดยกดคีย์ผสม Ctrl + A คัดลอกส่วนที่เลือกไปยังคลิปบอร์ด - ใช้ชุดค่าผสม Ctrl + C หรือเมนูบริบทคลิกขวา วางเคอร์เซอร์ในช่องสำหรับป้อนข้อความในรูปแบบอีเมลแล้วกด Ctrl + V หรือคลิกขวาแล้วเลือก "วาง" จากเมนูที่ปรากฏขึ้น
ขั้นตอนที่ 6
ใช้ฟังก์ชันเพิ่มเติมในการส่งอีเมลหากจำเป็น: การแจ้งเตือนการจัดส่งและการแจ้งเตือนการอ่านจดหมาย การแจ้งเตือนการส่งจดหมายทาง SMS เป็นต้น รายการบริการเพิ่มเติมขึ้นอยู่กับบริการไปรษณีย์ของคุณ วิธีใช้งาน อ่านระบบช่วยเหลือของบริการอีเมลหรือโปรแกรมไคลเอนต์ของคุณ
ขั้นตอนที่ 7
คลิกที่ปุ่ม "ส่ง" - จดหมายจะถูกส่งไปยังที่อยู่ที่ระบุ คุณสามารถดูรายชื่ออีเมลที่ส่งในโฟลเดอร์รายการที่ถูกส่ง เว้นแต่จะมีการตั้งค่าบริการหรือโปรแกรมอีเมลของคุณเป็นอย่างอื่น หากจำเป็น คุณสามารถส่งอีเมลซ้ำพร้อมกับไฟล์ข้อความที่แนบมากับผู้รับรายเดิมหรือเปลี่ยนเส้นทางไปยังผู้รับรายอื่นได้