ในการสื่อสารกับบุคคลและนิติบุคคลอื่นๆ องค์กรจำเป็นต้องมีระบบอิเล็กทรอนิกส์ และบางครั้งก็มีกล่องจดหมายปกติ อันแรกสามารถตั้งค่าได้บนเซิร์ฟเวอร์ของคุณเองหรือของบุคคลที่สาม และอันที่สองที่ที่ทำการไปรษณีย์ในพื้นที่ของคุณ
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
หากองค์กรมีชื่อโดเมนเป็นของตัวเอง คุณสามารถรับเมลบ็อกซ์ได้โดยใช้โปรแกรม sendmail หรือโปรแกรมที่คล้ายกันบนเซิร์ฟเวอร์ เมลเซิร์ฟเวอร์นั้นสามารถอยู่ได้ทั้งในอาณาเขตขององค์กรและในห้องเซิร์ฟเวอร์ของผู้ให้บริการโฮสต์ โปรแกรมยังสามารถทำงานบนเซิร์ฟเวอร์เดียวกันกับที่ใช้เพื่อนำเว็บไซต์อย่างเป็นทางการสู่สาธารณะ สิ่งสำคัญคือมีการสร้างระเบียน DNS สำหรับมัน แนะนำให้ผู้ดูแลระบบขององค์กรสร้างบัญชีบนเซิร์ฟเวอร์นี้สำหรับบุคคลต่างๆ ในองค์กร ระบุที่อยู่อีเมลที่ได้รับบนเว็บไซต์ทางการ ตัวเลือกนี้ถือได้ว่ามีชื่อเสียงมากที่สุด (ที่อยู่จะอยู่ในโดเมนระดับที่สองเดียวกันกับไซต์) อย่างไรก็ตาม เพื่อให้มั่นใจในการป้องกันกล่องจดหมายจากสแปมและไวรัสที่เชื่อถือได้ ผู้ดูแลระบบจะต้องพยายามอย่างมาก
ขั้นตอนที่ 2
ตัวเลือกที่ค่อนข้างมีชื่อเสียงน้อยกว่าสำหรับการสร้างกล่องอีเมลคือการใช้บริการที่เหมาะสมของผู้ให้บริการที่ให้การเข้าถึงอินเทอร์เน็ตแก่องค์กร (อย่าสับสนกับผู้ให้บริการโฮสต์) จากนั้น ที่อยู่จะอยู่ในโดเมนระดับที่สองเดียวกันกับเว็บไซต์ของผู้ให้บริการ โปรดทราบว่าข้อเสียเปรียบหลักของวิธีการรับกล่องจดหมายนี้คือปริมาณที่น้อย หากไม่มีการทำความสะอาดอย่างทันท่วงที ข้อมูลเหล่านั้นก็ล้นออกมาอย่างรวดเร็ว และหากรวมอยู่ในรายชื่อผู้ส่งอีเมลขยะ ที่อยู่ของพวกเขาก็ยากที่จะเปลี่ยนเป็นผู้อื่นได้
ขั้นตอนที่ 3
ชื่อเสียงน้อยที่สุด แต่ยังเป็นวิธีที่สะดวกที่สุดในการรับกล่องอีเมลสำหรับองค์กรคือการใช้เซิร์ฟเวอร์อีเมลสาธารณะ บริการของพวกเขามีให้ฟรีและให้การป้องกันสแปมคุณภาพสูงอย่างเป็นธรรม และบางครั้งก็ป้องกันไวรัส ปริมาณของกล่องที่สามารถสร้างได้บนเซิร์ฟเวอร์ดังกล่าวสามารถมีได้หลายกิกะไบต์ และเซิร์ฟเวอร์เหล่านี้บางส่วน (เช่น Gmail) ถือว่ามีเกียรติน้อยกว่าเซิร์ฟเวอร์อื่นๆ
ขั้นตอนที่ 4
ไม่ว่ากล่องจดหมายของคุณจะอยู่ที่เซิร์ฟเวอร์ใด การรักษาให้ปลอดภัยเป็นสิ่งสำคัญ ตั้งรหัสผ่านที่รัดกุม และป้อนลำดับอักขระแบบสุ่มเพื่อตอบคำถามเพื่อความปลอดภัยของคุณ เปลี่ยนรหัสผ่านของคุณเป็นระยะ
ขั้นตอนที่ 5
หากต้องการรับจดหมายทางไปรษณีย์ โปรดติดต่อที่ทำการไปรษณีย์ที่ใกล้ที่สุดกับองค์กรเพื่อสร้างตู้ไปรษณีย์ เมื่อได้รับชุดเอกสารรวมถึงแบบฟอร์มสัญญาแล้วให้กรอกเอกสารที่จำเป็นทั้งหมด ระบุรหัสไปรษณีย์และหมายเลขตู้ไปรษณีย์บนเว็บไซต์ อย่าลืมชำระเงินตรงเวลา