พนักงานออฟฟิศมักจะต้องส่งจดหมายทางแฟกซ์ กรณีอาจแตกต่างกันโดยสิ้นเชิง แต่จะทำอย่างไรถ้าคุณประสบปัญหาดังกล่าวเป็นครั้งแรกและไม่รู้ว่าจะส่งจดหมายไปยังแฟกซ์ได้อย่างไร
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
เขียนจดหมายของคุณใน MS Word โดยใช้เทมเพลตที่คุณสามารถใช้ใน MS Publisher เพื่อเพิ่มโลโก้บริษัท ใช้ MS EXEL หากคุณต้องการเขียนและส่งแฟกซ์สเปรดชีต หากคุณจะส่งรูปภาพ รูปภาพเหล่านั้นจะต้องมีนามสกุล.jpgG
ขั้นตอนที่ 2
โปรดทราบว่าขนาดของจดหมายมาตรฐานที่สามารถแฟกซ์ได้คือหน้า A4 แบบอักษรที่จำเป็นสำหรับการเขียนมีขนาดอย่างน้อย 10 จุด ด้วยเหตุผลนี้ วิธีที่ดีที่สุดคือเก็บความคิดทั้งหมดไว้ในแผ่นงานเดียว เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องส่งข้อมูลหลายหน้า
ขั้นตอนที่ 3
ระบุข้อมูลทั้งหมดให้ชัดเจนและรัดกุม ในจดหมายที่คุณจะส่งแฟกซ์ ให้เขียนเฉพาะสิ่งที่จะเป็นประโยชน์และน่าสนใจสำหรับผู้รับของคุณ ตัวอย่างเช่น หากมีการส่งคำขอที่เฉพาะเจาะจงถึงคุณ ให้ตอบอย่างตรงประเด็น โดยไม่เบี่ยงเบนไปจากหัวข้อ ฯลฯ
ขั้นตอนที่ 4
อย่าใส่รูปภาพหรือภาพวาดเล็กๆ ลงในตัวอักษร เพราะอาจทำให้ภาพเบลอได้ ด้วยเหตุนี้ ผู้รับจะได้รับความคิดเห็นเชิงลบเกี่ยวกับตัวคุณหรือบริษัทของคุณเท่านั้น อย่าลืมใส่ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์/โทรสาร หรือข้อมูลติดต่ออื่นๆ ที่ท้ายข้อความ
ขั้นตอนที่ 5
พิมพ์จดหมายของคุณ ตรวจสอบคุณภาพการพิมพ์เอกสารควรดี ตัวอักษรทั้งหมดควรมีความชัดเจนและไม่เบลอเพื่อให้ผู้รับสามารถพิมพ์ข้อความได้ หากคุณพบข้อบกพร่อง ให้แก้ไขและพิมพ์จดหมายอีกครั้ง
ขั้นตอนที่ 6
เปิดเทรย์ป้อนเอกสารบนแฟกซ์ มักจะอยู่ที่ด้านหลังของตัวเครื่อง ใส่จดหมายของคุณคว่ำหน้าลง หากคุณมีหลายแผ่น ให้ตรวจสอบว่าเครื่องแฟกซ์ของคุณรองรับการส่งจำนวนมากหรือไม่ ถ้าไม่ คุณจะต้องใส่แต่ละแผ่นแยกกัน
ขั้นตอนที่ 7
รอเสียงบี๊บ เครื่องควรหยิบกระดาษขึ้นมา กดหมายเลขแฟกซ์ของผู้รับ รอการตอบกลับที่ปลายอีกด้านของสาย
ขั้นตอนที่ 8
แนะนำตัวเองและระบุว่าคุณต้องการส่งแฟกซ์ กดปุ่ม "เริ่ม" พร้อมกับผู้รับ (ปกติพวกเขาจะพูดว่า: "เริ่ม") แฟกซ์จะถูกส่งหากขั้นตอนทั้งหมดเสร็จสิ้น อย่าเปลี่ยนท่อจนกว่ากระดาษจะผ่านเข้าไปในเครื่องจนสุด
ขั้นตอนที่ 9
คลิกปุ่ม "ติดต่อ" และระบุว่าจดหมายของคุณถูกส่งไปยังผู้รับหรือไม่ (ไม่ว่าแฟกซ์จะผ่านไปหรือไม่) หากคุณภาพการแสดงผลไม่ดี ให้ลองทำตามขั้นตอนทั้งหมดอีกครั้ง